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Les frais de copropriété démystifiés

Condo Fees Demystified

Souvent, les frais de copropriété mensuels payés par les copropriétaires peuvent être d'un montant important par rapport au coût en capital de l'achat d'une copropriété. Il s'agit d'une redevance que nous avons vue ne pas être suffisamment comprise par de nombreux propriétaires de condos. Dans la plupart des cas, ils sont traités comme une dépense normale dans la vie dans un condo. Mais qu'est-ce qui est inclus exactement dans les frais de copropriété, qu'obtenez-vous pour ces frais mensuels et pourquoi augmentent-t-ils au fil du temps? Dans cet article, nous cherchons à démystifier certains concepts entourant les frais de condo.

Tous les condos naissent de la même manière. Un développeur construit une propriété et vend ensuite les unités aux acheteurs. Une fois qu'un certain nombre d'unités sont vendues, la propriété des unités est ensuite transférée aux propriétaires d’un syndicat de copropriétés. Ce syndicat ressemble essentiellement à une société sans but lucratif régie par un groupe de propriétaires qui ont été élus membres du conseil d'administration. Le conseil d'administration est chargé de veiller au bon fonctionnement du syndicat en maintenant les espaces communs, en gérant les finances et en appliquant les règlements. Il s'agit non seulement d'un travail important pour le bien-être des résidents, mais également essentiel pour conserver la valeur des propriétés.
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Alors, quels sont exactement les frais de copropriété?

Pour que tous les travaux d’entretien et de fonctionnement prévus soient bien exécutés, il faut de l’argent. L'argent provient de tous les copropriétaires qui versent des « frais de copropriétés » sur une base mensuelle au syndicat. Les frais perçus permettent au syndicat et à son conseil d'administration d'entretenir la copropriété et de fournir les services attendus. Les montants payés par chaque copropriétaire varient et sont généralement corrélés à la taille de leur unité. Et comme vous le savez, ils ne sont pas facultatifs, mais obligatoires.

Et que couvrent exactement les frais de copropriété?

La plupart ont une idée générale de ce que couvrent les frais de copropriété, mais en quoi consistent plus précisément les montants versés?  Les budgets qui sont facilement accessibles pour les copropriétaires permettent de voir où vont les frais copropriété. Si vous n'avez pas de copie, n'hésitez pas à en demander une à votre gestionnaire ou à un membre du conseil d'administration. En général, il existe sept grandes catégories: 

1) Fonds de réserve (Fonds de Prévoyance, Fonds d’Assurance)
2) Entretien et réparations (Ascenseurs, Génératrice, Gicleurs, Ménage, Déneigement, Plomberie, Piscine, etc.)
3) Assurances;
4) Services publics (Électricité, Communications, Chauffage, Climatisation, Recyclage, Vidanges, etc.) 
5) Les frais administratifs, comme les Honoraires Professionnels, frais juridiques, frais de bureau, etc.)
6) Employés directs (Concierge, Sécurité, etc.)

7) Gestionnaire.

1. Fonds de réserve (Fonds de Prévoyance, Fonds d’Assurances)
Les fonds de réserve sont des montants mis de côté par le syndicat pour le remplacement ou l’entretien de l’immeuble ou de gros équipements, que ce soit en urgence ou d’une manière prévue. En faits, toutes les dépenses ayant pour but ultime, la conservation de l’immeuble. Les Syndicats ne peuvent pas utiliser ces Fonds pour couvrir des dépenses régulières car ces dernières doivent être incluses dans le budget annuel.  Si certaines dépenses hors du commun surviennent et qu’elles servent effectivement à la conservation de l’immeuble, elles peuvent être prises dans le Fonds de Prévoyance. Si ce sont des dépenses courantes mais hors budget, il faudra lever une cotisation spéciale (qui doit être approuvée en Assemblée Générale depuis la récente loi). Afin d'éviter un tel scénario, il est très important pour les syndicats de s’assurer que le budget est planifié avec soin.  Le Fonds de Prévoyance n’est pas un ‘’bar ouvert’’ que le Conseil peut utiliser pour palier à un budget mal ficelé. 

2. Réparations et entretien
Ce sont les utilisations les plus évidentes des frais de copropriété. L'entretien et les réparations à l’immeuble et à ses équipements, aussi bien que l’aménagement paysager, le chauffage, la climatisation,  le déneigement, l’entretien de la piscine, les contrats pour les ascenseurs et les gicleurs, systèmes Internet et de câblodistribution, la conciergerie, la sécurité, la plomberie ou les problèmes électriques, les honoraires professionnels et d’autres frais administratifs.  Voyez le budget pour savoir les dépenses que vous payez via vos frais de copropriété. Bien que ceux-ci puissent représenter des coûts importants, rappelez-vous toujours que l'une des raisons pour lesquelles vous avez choisi de vivre dans un condo est la liberté de ne pas à avoir à tout gérer.  Le Conseil d’administration aidé du gestionnaire est là pour ça. 

3. Assurances
Les frais pour la couverture de la police d’assurances sont payés à même vos frais de copropriété.  Néanmoins, cela peut vous éviter des coûts importants en cas de situations couvertes par la police, comme inondation, dégâts d’eau, etc.

Les syndicats ont l’obligation de détenir une police d’assurance.

4. Paiements des services publics
La climatisation, le chauffage et les autres services publics dont vous bénéficiez dans votre copropriété proviennent également des frais de copropriétés. Un avantage de la vie dans une copropriété est que le syndicat bénéficie parfois de tarifs réduits. Dans certaines copropriétés, les frais de copropriétés peuvent même couvrir les dépenses de services publics individuels comme l'Internet et le câble.
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5. Personnel
Le personnel d'entretien et le concierge que vous voyez régulièrement dans votre immeuble sont payés via les frais de copropriété ou intégrés dans le coût du gestionnaire. Ils peuvent faire partie d'une grande entreprise qui déploie du personnel ou, dans certains cas, ils peuvent même faire partie de la masse salariale du syndicat. Quoi qu'il en soit, les frais de copropriété couvrent leurs services directement ou via le gestionnaire.

6. Gestion professionnelle
La norme et la tendance croissante aujourd'hui consistent pour le syndicat à externaliser la gestion à une compagnie de gestion professionnelle. Si vous travaillez avez une excellente compagnie de gestion, cela peut grandement contribuer à rendre votre expérience de copropriété plus agréable.  Cependant, en trouver une bonne n'est pas une tâche facile. Nous avons déjà discuté des moyens pour trouver la bonne compagnie de gestion et des qualités à rechercher chez un gestionnaire dans d’autres communications auparavant. Certaines compagnies de gestion coûtent cher, mais la plupart d’entre elles en valent bien le prix.

‍C'est une chose de comprendre quels facteurs entrent en jeu dans les frais de copropriété, mais une autre chose à laquelle tous les copropriétaires devraient se souvenir est le fait que les frais de copropriété augmenteront avec le temps. Cela est dû au fait que les services requis par le syndicat augmentent toujours avec l’inflation. Il faut évaluer si la commodité de tout ce qui est pris en charge vaut le montant payé sur une base mensuelle en frais de copropriété. Si vous avez des questions sur les frais de copropriétés et autres informations financières, n'hésitez pas à contacter votre conseil, votre gestionnaire.
 

Often times, the monthly condo fees paid by owners of condos can be of a significant amount in relation to the capital cost of buying a condo property. It is a fee that we have seen not be sufficiently understood by many owners of condos. In most cases, they are treated as a normal expense of living in the convenience of a condo. But what exactly factors into condo fees, what do you get for that monthly fee and why does it keep going up over time? In this post, we look to demystify some of the concepts surrounding condo fees.

‍All condos are 'born' the same way. A developer builds a property and then sells the units to buyers. Once a certain amount of units are sold, the ownership of the properties are then transferred to the owners to a condo corporation. That corporation becomes a not-for-profit corporation that is governed by a group of owners who have been elected as members of the board of directors of that corporation. The board of directors are entrusted with the responsibilities of making sure the community is run smoothly by maintaining common areas, ensuring sound financials, and enforcing rules and regulations. This is not only an important job for the daily enjoyment of residents, but is also key in terms of ensuring good appreciation of property values.

‍So What Exactly Are Condo Fees?

In order for all of the functions laid out about to be carried out, money is required. You guessed it, the money comes from all of the owners that contribute 'condo fees' on a monthly basis to the corporation. The fees collected is what allows the corporation and its board of directors to maintain the property. The amounts paid by each owner varies and is typically correlated to the size of one's unit. And as you may know by now, they are not optional, but rather mandatory.

‍And What Exactly Do the Condo Fees Cover?

Most have a broad idea of what the condo fees cover, but what more specifically do the amounts paid go into? Typically, these are covered in the corporation's budgets which should be readily accessible for any owners of a condo. If you do not have a copy, feel free to ask your property manager or board member. In general, there are six categories: 1) reserve fund; 2) repairs and maintenance; 3) insurance; 4) utility payments; 5) personnel; and 6) professional management.

‍1. Reserve Fund
The reserve fund is an amount that is set aside by the corporation for future or unforeseen expenses. In other words, it serves as an emergency fund for the community. If the corporation does not have some cash on hand and is faced with an unforeseen expense, it would come out of the owners' pockets by way of a special assessment. In order to avoid such a scenario, it is very important for corporations to maintain a healthy reserve fund. Some examples of expenses covered by amounts in the reserve fund include: major repairs, repairs from natural disasters and replacement of old machinery.

‍2. Repairs and maintenance
These are the most obvious uses of condo fees. The maintenance and repair of landscape, pools and so on do not come free. They are services that are retained by the condo board which are all paid for by the condo fees. Some more specific examples of repairs and maintenance work in condos are as follows: landscaping, water and plumbing, elevator systems, internet and cable systems, concierge and front desk, snow removal, and so on. While these may amount to be significant costs, always remember that one of the reasons you chose to live in a condo is for its convenience of not having to deal with all of these as in a traditional non-condo home.

‍3. Insurance
While we mentioned above that the reserve fund would cover unforeseen expenses, many scenarios can actually be covered by insurance. All condos will have an insurance policy that can cover a wide range of emergencies. The premiums on this insurance come out of condo fees.

‍4. Utility payments
The air conditioning, heating and other utilities that you enjoy in your condo also comes from the condo fees paid. The good thing about living in a community is that condos typically enjoy lower rates because the utilities are bought in bulk. In some condos, the condo fees can even cover individual utility expenses such as internet and cable.

‍5. Personnel
The maintenance and janitorial staff that you see regularly in your building typically draws a salary out of the condo fees. They may be a part of a larger company that deploys staff or in some cases, they may even be on the corporation's payroll. Either way, the condo fees cover their services.

‍6. Professional management
The norm and growing trend today is for the condo corporation to 'outsource' the management of the corporation to a professional condo management company. If you have an excellent management company, this can go a long way to making your condo experience enjoyable. However, finding a great one is not an easy task. We have discussed ways to go about finding the right management company and what qualities to look out for in a property manager. Some management companies are not cheap, but many of them are well worth the money that comes from the condo fees.

It is one thing to understand what factors into condo fees, but another thing every condo-goer should be mindful of is the fact that condo fees WILL increase over time. This is due to the fact that the services required by the condo always go up as well with time. One needs to assess whether the convenience of everything being taken care of is worth the amount paid on a monthly basis in condo fees. If you have questions about condo fees and other financials, please feel free to reach out to our team.